Freigabe-Workflows

Der mehrstufige Freigabeprozess ist genau das Richtige für dich, wenn du komplexe Freigabeschleifen abbilden möchtest, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Mit dieser Funktion kannst du unterschiedlichste Workflows erstellen – von einfachen 2-Schritt-Prozessen bis hin zu mehrstufigen Abläufen mit UND-/ODER-Bedingungen für die Genehmiger.

Kurz gesagt: Du kannst Freigabeprozesse genau nach deinen Vorstellungen gestalten!

Die Funktion steht dir im Enterprise-Paket standardmäßig zur Verfügung und ist unter Einstellungen > Freigabe-Worfklows erreichbar.

Wie erstelle ich einen Workflow?

Um einen neuen Workflow zu erstellen, gehe einfach auf die Freigabe-Worklow-Einstellungen und klicke auf Workflow erstellen. Du musst einen Namen für deinen Workflow eingeben und mindestens einen Schritt mit zugewiesenen Genehmigern definieren.

Die Schritte kannst du dann mit Dann-, Und- oder Oder-Konditionen verknüpfen, um den logischen Ablauf deines Freigabeprozesses festzulegen. Innerhalb jedes Schrittes können die Genehmiger ebenfalls flexibel mit “Und” oder “Oder” verbunden werden.

Beispiel 1: 2-Schritt-Freigabeprozess mit einer Person pro Schritt

Ein einfacher zweistufiger Freigabeprozess könnte so aussehen:

• Schritt 1 (Benutzer A) DANN Schritt 2 (Benutzer B)

In diesem Fall kann Benutzer B erst weitermachen, wenn Benutzer A den Beitrag genehmigt hat. Wenn Benutzer A den Beitrag ablehnt, tritt Schritt 2 nicht in Kraft.

 

Beispiel 2: 2-Schritt-Freigabeprozess mit zwei Personen pro Schritt

Für komplexere Anforderungen kannst du mehrere Genehmiger pro Schritt haben, zum Beispiel:

• Schritt 1 (Benutzer A UND Benutzer B) DANN Schritt 2 (Benutzer C ODER Benutzer D)

Hier müssen Benutzer A und Benutzer B in Schritt 1 zustimmen, damit Schritt 2 starten kann. In Schritt 2 kann entweder Benutzer C oder Benutzer D den Beitrag genehmigen, damit es weitergeht. Jede Ablehnung in Schritt 1 oder 2 beendet den Prozess.

 

Beispiel 3: 2-Schritt-Freigabeprozess mit Teams

Hier werden Teams anstelle von Einzelpersonen als Genehmiger für die einzelnen Schritte genutzt. Das bedeutet, jedes Teammitglied kann den Beitrag annehmen oder ablehnen, und jedes Mitglied wird mit einer ODER-Bedingung behandelt.

• Schritt 1 (Benutzer A) DANN Schritt 2 (Team B)

Schritt 2 wird erst nach der Genehmigung von Benutzer A freigeschaltet, wobei dann jedes beliebige Mitglied von Team B den Inhalt genehmigen oder ablehnen kann.

 

Beispiel 4: Mehrstufige Freigaben mit UND- und ODER-Bedingungen zwischen den Schritten

Bislang folgten die Workflows einem einfachen Muster: Schritt 1, dann Schritt 2. Aber Workflows können auch mit ODER- sowie UND-Bedingungen zwischen Schritten aufgebaut werden. Schauen wir uns folgendes Beispiel an:

• Schritt 1 (Benutzer A) UND Schritt 2 (Team B) ODER Schritt 3 (Benutzer B) DANN Schritt 4 (Benutzer C) UND Schritt 5 (Team D)

Neben der Freigabe von Benutzer A benötigt der Beitrag auch eine Genehmigung von einem Mitglied von Team B ODER von Benutzer B. Erst dann wird der nächste Abschnitt freigeschaltet, in dem sowohl Benutzer C als auch jemand von Team D den Beitrag genehmigen oder ablehnen müssen. Dies ist eines der komplexeren Setups, um dir zu zeigen, wie flexibel du die Workflows gestalten kannst.

Beenden/Löschen eines Workflows

Es gibt drei Szenarien, wie ein Workflow enden kann:

• Der Beitrag wird in allen Schritten genehmigt und geplant/veröffentlicht.
• Der Beitrag wird in einem Schritt abgelehnt und nicht geplant/veröffentlicht.
• Ein Administrator, der nicht Teil des Workflows ist, genehmigt oder lehnt den Content ab.

Wenn du einen Workflow löschen möchtest, stelle sicher, dass er nicht aktiv benutzt wird. Der Workflow muss zuerst abgeschlossen werden, indem entweder der Beitrag in allen Schritten genehmigt oder abgelehnt wird. Beim Löschen ist eine Bestätigung erforderlich und alle mit dem gelöschten Workflow verknüpften Daten gehen verloren.

Weitere wichtige Informationen

• Admins haben jederzeit die Möglichkeit, Workflows an einem beliebigen Punkt zu überschreiben.
• Die Entfernung von Genehmigern aus einem Konto kann den Workflow blockieren, es sei denn, ein Admin nimmt Anpassungen vor.
• Du kannst jederzeit den aktuellen Status der Workflows für jeden Beitrag, der auf Genehmigung wartet, überprüfen. Genehmigt wird mit einem grünen Häkchen markiert, abgelehnt mit einem roten X und wartend mit einem grauen Fragezeichen.